Proefopstelling waarin het databasesysteem van Minisis uitvoerig wordt getest. Foto: Collectie NAi

Oktober 2007 | Sinds september is de boekencatalogus van het NAi via de internetsite doorzoekbaar. Voorheen kon deze catalogus alleen in de studiezaal geraadpleegd worden. Deze online catalogus is echter een tijdelijke voorziening: medio 2008 zal het eerste deel van het nieuwe Collectie Informatiesysteem (CIS) worden opgeleverd. Via de website is dan een aanzienlijk groter deel van de collectie doorzoekbaar.

Al geruime tijd werkt het NAi aan een geïntegreerd informatiesysteem, waarin alle werkprocessen van de afdeling Collectie zullen plaatsvinden, zoals het registreren van aanwinsten, het catalogiseren van publicaties, het maken van inventarissen en het registreren van bruiklenen. Maar ook zullen alle gegevens over de collectie in het nieuwe systeem worden ondergebracht, van zowel de bibliotheekcollectie als de archieven, inclusief de daaruit voortkomende museale objecten.

Eén zoekopdracht
Nu maakt het NAi nog gebruik van verschillende, niet-gerelateerde catalogi: er is een boekencatalogus, een overzicht van archieven, er zijn verschillende databases om naar tijdschriftartikelen te zoeken en aparte catalogi voor affiches en maquettes. Stel dat je een overzicht wilt van alle materialen van en over H.P. Berlage. Dan zullen al deze catalogi afzonderlijk doorzocht moeten worden om antwoord op die vraag te krijgen. Met het CIS worden gegevens over alle collectiestukken aan elkaar gekoppeld, waardoor één zoekopdracht naar bijvoorbeeld een bepaalde architect een veelheid aan informatie oplevert, zoals maquettes, inventarissen, boeken en foto’s.

Gedigitaliseerde bestanden
Een belangrijke voorwaarde om gegevens aan elkaar te kunnen koppelen, is het gebruik van trefwoordsystemen. Dat zijn gestandaardiseerde lijsten met bijvoorbeeld namen van personen, van gebouwen, van landen en plaatsen en van AAT termen (trefwoorden uit de Art and Architecture Thesaurus). Elk collectiestuk wordt gekoppeld aan één of meer van dergelijke trefwoorden, waardoor ze ontsloten worden en doorzoekbaar zijn. Op die manier wordt het mogelijk informatie aan elkaar te relateren. Ook biedt een lijst met persoonsnamen (veelal namen van architecten en kunstenaars) de mogelijkheid deze uit te bouwen tot een database met biografieën, werkenlijsten en foto’s. Zo’n lijst krijgt daarmee ook een zelfstandige functie en inhoudelijke waarde. Het CIS maakt het tevens mogelijk om gedigitaliseerde bestanden te koppelen aan de beschrijvingen van collectiestukken. Daarbij kun je denken aan pdf-bestanden met bijvoorbeeld de volledige inventaris van een archief, en aan digitale reproducties van foto’s en tekeningen, eventueel gekoppeld aan een module om afbeeldingen te bestellen.

Tradities
Het CIS is een omvangrijk en ambitieus project. Het databasesysteem waarmee het CIS gebouwd wordt, software van de Canadese leverancier Minisis, moet vele aanpassingen ondergaan om het geschikt te maken voor de specifieke eigenschappen van de werkprocessen binnen de organisatie en de aard van de collectie. Bibliotheken, archieven en musea hebben van oudsher een eigen traditie wat betreft het beschrijven van hun collectie. Bibliotheken en musea zijn gericht op afzonderlijke objecten, archieven niet. Een archief is immers een verzameling van vele objecten die een onderlinge relatie met elkaar hebben. Bibliotheken en archieven beschrijven vooral de inhoud die besloten ligt in de objecten, terwijl bij musea het object zelf centraal staat. Musea en archieven kennen een complex acquisitieproces, bibliotheken over het algemeen niet. Zo worden de meeste boeken gewoon in de boekhandel gekocht. Er is, in binnen- en buitenland, nog weinig ervaring met het integraal onderbrengen van een vergelijkbare collectie in één systeem dat zowel het beheer als de ontsluiting van de collectie faciliteert en waarin objecten én als museaal object én als archiefstuk worden beschreven. Ook voor de softwareleverancier is dit daarom een ambitieus project waarin standaardoplossingen niet voorhanden zijn. Daarnaast is de omvang van het project een factor van betekenis. Naast de omvang van de collectie is dat de enorme hoeveelheid gegevens die in omloop zijn voor alle administratieve en beheersmatige taken, vaak ook weer ondergebracht in afzonderlijke databases.

Datacleaning en -mapping
Daar komt bij dat ook de gegevens over de collectie die in het systeem terecht moeten komen nog aanpassing behoeven; ze zijn niet zonder meer te converteren. Eerst moet er op grote schaal datacleaning plaatsvinden: het opschonen en standaardiseren van gegevens. Trefwoordsystemen bijvoorbeeld worden samengesteld op basis van verschillende standaarden die op dit moment gebruikt worden voor verschillende delen van de collectie. Zo zal de lijst 'Personen' bestaan uit de namenlijst van Bonas met duizenden architectennamen, de lijst architectendata met gegevens over meer dan vijfduizend architecten, en het architectenregister uit de boekencatalogus. Die gegevens moeten worden samengevoegd, ontdubbeld, en er moet een eenduidige, gestandaardiseerde wijze zijn waarop namen worden geschreven en weergegeven. Vervolgens moet er een route worden uitgezet om gegevens over te zetten van het oude systeem naar het nieuwe.

Datamapping wil zeggen: bepalen in welke velden van het CIS welke informatie terecht moet komen. Sommige informatie die nu in één bestand voorkomt, moet uiteengerafeld worden en worden ondergebracht in de velden van verschillende onderdelen van het nieuwe systeem. Zo moeten gegevens uit de maquettedatabase die over het museale object gaan, de maquette, gescheiden worden van gegevens over het betreffende project of gebouw. Die laatsten worden namelijk ondergebracht in de trefwoordenlijst 'Gebouwen'.

Fasering
Het komt ook voor dat gegevens die in het nieuwe systeem nodig zijn, domweg nog niet beschikbaar zijn. Een voorbeeld daarvan is de fotodatabase, die nu alleen nog intern gebruikt wordt. De foto’s die daarin beschreven zijn, zijn afkomstig uit de collectie en zullen in het CIS moeten worden gekoppeld aan het betreffende archief van herkomst. Aangezien die gegevens in de huidige fotodatabase ontbreken, zullen deze handmatig moeten worden toegevoegd aan ongeveer achtduizend records. Vanwege de omvang en complexiteit van het CIS is ervoor gekozen om het systeem gefaseerd in te voeren. Als eerste zal de informatie uit de boekencatalogus, de maquettecatalogus en het archievenoverzicht beschikbaar worden gesteld: de meest gebruikte en daarom ook belangrijkste catalogi, die samen al een zeer groot deel van de collectie ontsluiten. Om dat te kunnen doen moet de inrichting van het databasesysteem voltooid zijn, en moeten de trefwoordenlijsten klaar zijn. Naar verwachting zal de eerste versie van het CIS in de zomer van 2008 via de website te raadplegen zijn.

Het ontwerpproces bewaard

Februari 2008 | Architecten en ontwerpers zouden zelf al de nodige maatregelen moeten nemen om hun ontwerpen goed te conserveren en te archiveren. Niet alleen het eindproduct, maar juist ook alle materialen en documenten die tijdens het ontwerpproces ontstaan. Daarmee wordt voorkomen dat ontwerpen later niet meer goed te reconstrueren of te bestuderen zijn. Richtlijnen voor ontwerpers om hun eigen werk goed te bewaren zijn nu te downloaden.
> Lees meer...

Geschiedenis van de collectie

Al vanaf het einde van negentiende eeuw werden architectuurtekeningen van vooraanstaande architecten verzameld, maar pas zo’n honderd jaar later werden die verzamelingen ondergebracht in een architectuurmuseum: het NAi.
> Lees meer...

Zoeken in de collectie

Met het Collectie Informatiesysteem doorzoekt u het grootste deel van de NAi collectie en de NAi website. Daarnaast zijn er nog een aantal externe databases die u kunt raadplegen voor bijvoorbeeld tijdschriftartikelen.
> Lees meer...

Het ontwerp in drie dimensies

November 2009 | De maquettecollectie van het NAi is in zowel nationaal als internationaal perspectief een unieke collectie. Om meer inzicht te krijgen in de samenstelling, betekenis en positionering van deze verzameling is een maquetteprofiel opgesteld.
> Lees meer...

Bewaarstrategieën voor digitale bestanden

November 2007 | Nationaal en internationaal wordt veel onderzoek gedaan naar manieren om digitale bestanden te archiveren zodat ze toegankelijk blijven voor toekomstige generaties.
> Lees meer...